Šta najviše brine fakultete u vezi SPIRI sistema – grupa 845

Da li je strah računovodstvenih radnika fakulteta da sistem SPIRI neće moći da podrži sve njihove procese – opravdan?

Prvo, nema mesta strahu i ako ćemo za pravo, ovaj sistem je najavljen još pre godinu dana kao obavezujući za visoko obrazovanje, što državi daje argument da su fakulteti imali sasvim dovoljno vremena da se pripreme.

Loša navika budžetskih radnika da pasivno čekaju da obuke iz bilo kojih oblasti  dođu do njih a ne da se proaktivno sami edukuju i pronalaze rešenja unutar sistema, kao i da se sve radi u poslednjem trenutku, dovela je do prilične panike.

Da bismo pomogli da se ova napeta atmosfera prevazidje, dajemo kratka uputstva za deo oblasti koje najviše plaše:

1. Zatvaranje podračuna i otvaranje novih evidencionih računa
2. Prenos sredstava iz prethodne godine u narednu
3. Prepoznavanje različitih vrsta uplata, različitih uplatilaca na izvodima
4. Davanje jasnih uputstava o promenjenom načinu uplate: studentima (domaćim i stranim),  poslovnim partnerima
5. Nedostatak pravih primera fajlova za plaćanje u tehničkoj dokumentaciji (jedna vrsta za dobavljače, druga vrsta za plate… vrsta za isplate fizičkim licima van radnog odnosa, primer izveštaja koji će se nositi UT, način dostavljanja fajlova za plate UT)
6. Prilagođavanje šema knjiženja
7. Povraćaji sredstava

i tako dalje…

Ovom prilikom dajemo objašnjenje i jasno uputstvo, šta raditi ukoliko fakulteti imaju veliki broj studenata i ukoliko su studentske službe vodile preko svojih lokalnih softvera evidencije plaćanja po studentu, za različite vrste plaćanja (školarine, prijava ispita…)

PRIMER: Studentska služba vodi kroz lokalni softver evidenciju uplata studenata na način da su studenti do sada imali instrukciju za uplate na račun 840-…. i da u pozivu na broj obavezno  upišu svoj:

1. ID broj koji im fakultet odredi pri upisu ili broj indeksa i
2. Neku brojnu ili slovnu oznaku ili kombinaciju broja i slova za upis ako studenti plaćaju školarinu ili
3. Neku drugu brojnu ili slovnu oznaku ili kombinaciju broja i slova za plaćanje pojedinačnih ispita  

REŠENJE:

1.korak – napraviti PLAN, odnosno predvideti otvaranje većeg broja evidencionih računa sopstvenih sredstava (izvor 04) i svaki opredeliti za neku analitiku uplate, recimo 0401 – uplate sopstvenih sredstava po nekoj osnovi – recimo izdavanje prostora ili nešto drugo, 0402 – uplate studenata školarina, 0403 – uplate ispita…itd.

NAPOMENA: Napraviti PLAN što pre a svakako pre 01.01.2026.godine.

2. korak – OTVORITI  2 nova računa iz grupe 845 kod Uprave za trezor. Kako? Popuniti 2 obrasca  NO –Zahtev za otvaranje novog računa i u tim zahtevima navesti na koje evidencione račune će  UT svakodnevno sredstva sa tih novootvorenih računa grupe 845 prebacivati:

Recimo, tražite u obrascu da novac sa prvog novootvorenog  845 ide na vas evidencioni račun 0402 (navesti strukturu evidencionog računa u obliku (vaš JBKJS=00150+izvor04+redni broj ili tzv podizvor02+konto….recimo 001500402, jer će UT onda znati gde da upućuje sredstva)

U Zahtevu NO za otvaranje drugog računa iz grupe 845 pišete u zahtevu da se sa tog računa 845… novac prebacuje na vaš evidencioni račun 001500403.

NAPOMENA: Otvoriti grupu 845 pre 01.01.2026.

3.korak – prvog radnog dana, 05.01.2026.godine  UT će vam otvoriti za početak SAMO jedan evidencioni račun za sopstvena sredstva (vas JBKJS+izvor+podizvor…u nasem primeru 001500401 a vi ćete po instrukcijama terminskog plana, ISTOG dana prebaciti sva sredstva sa podračuna  na evidencioni račun sopstvenih sredstava 001500401,čime vaš podračun sopstvenih sredstava ostaje prazan i UT će ga ugasiti takodje ISTOG dana po automatizmu (inače postoje Zahtevi za gašenje podračuna, ali će ove UT gasiti po automatizmu čim ostanu prazni).

4. korak –prvog radnog dana,05.01.2026. u SPIRI-ju SAMI podnesite zahteve za otvaranje evidencionih računa 0402 i 0403, može i za ostale.. ako vam trebaju (0401 je već UT otvorila)

Kako u SPIRI-ju sam podneti Zahteve za otvaranje evidencionih računa?
U delu /Izvršenje budžeta/ u glavnom meniju SPIRI-ja, birate opciju Zahtev za otvaranje evidencionog računa, birate iz padajućeg menija ER02 i kliknete sačuvaj Zahtev. Isti Zahtev se kroz SPIRI odobrava i overava i odmah će vam biti otvoreni računi.

NAPOMENA: Koraci 3 i 4 se završavaju dana 05.01.2026.godine.

5.korak – upošto ćete po instrukcijama terminskog plana sva sopstvena sredstva sa podračuna zbirno prebaciti na 0401 evidencioni račun, da biste vodili analitiku a ukoliko ste uradili korak 4 ovog uputstva, prebacite sredstva sa 0401 na 0402 –školarine i sa 0401 na 0403- ispiti.

Kako to uraditi kroz SPIRI – prebaciti sa 0401 na 0402?    

U delu /Izvršenje budžeta/ u glavnom meniju SPIRI-ja/, birate opciju Zahtev raspodelu sredstava, birate iz padajućeg menija ER04 i kliknete sačuvaj Zahtev. Isti Zahtev se kroz SPIRI odobrava i overava i odmah će vam biti prebačena sredstva.

6.korak – dajte studentima i poslovnim partnerima instrukcije za uplate na račun,recimo od 08.01.2026.

Studentima instrukcije za uplate na račun iz grupe 845 (novootvorene račune UT) sa pozivom na broj kakav vam je bio i ranije.

Poslovnim partnerima  za uplate – sopstvena sredstva na račun 840-32124845-40 i strukturu poziva na broj kakva vam je data u terminskom planu.